フリーランスになれば、デザイナーやプログラマーといった制作をメインとする仕事の人でもクライアントと打ち合わせをしなければいけません。
特に独立や起業前のキャリアとして営業職に縁がなかった人からすれば、打ち合わせが苦手な人は多いはずです。
今回は、そういった営業ベタでやり方が分からないといった人へ向けて「打ち合わせで押さえておきたい３つのポイント」についてご紹介します。
金額は持ち帰り
最も注意しておきたいのが、安易な金額提示です。
例えば、サイトを作りたいという申し出を受けて打ち合わせをしたとしましょう。
自社のHPを持っていない企業であれば、サイト制作にどれぐらいの金額が必要か検討がつかず、どれぐらいで作れるかをまず聞いてくることがあります。
そこでもし「１０万円ぐらいです」と答えてしまえば、それが基準となってしまい、もし要望しているようなサイトが複雑でその何倍も請求しなければいけなくなった時に「最初に言っていたことと違う」といったようなことになってしまいます。
なので基本的に金額はその場で即答してしまわずに、一度持ち帰って検討してから提示をするようにしておきましょう。
前例に注意
クライアントによっては、過去作ったサイトはどれぐらいで提供したかを聞いてくることもあります。ここで安易にその金額を答えてしまえば、やはりそれが基準となってしまうので注意しなければなりません。
特に客先で、自分が過去に制作したサイトをみせて説明する場合には聞かれることが多いので、上手に逃げる方法を準備しておきましょう。
例えば３０万円で提供したサイトについて聞かれた場合は、「初期費用３０万円程度でそこから機能追加等で費用頂いてます」など、実際にはもっと金額がかかっているということをニュアンスとして含めて置くほうが良いです。
多くの人は高いと思われることで断られるのでは無いかと保守的な考え方をしてしまいますが、断られないほうが後々危険だということを必ず覚えておきましょう。
部分的な最低価格を用意しておく
全く金額が分からない状態であれば、話しが進まないこともあります。
そういった時のために、機能分けをして最低価格は設定しておき、それを頭にいれておくようにしましょう。
先ほど例にあげたようなサイト作りの場合であれば、CMSを入れるかどうかで金額が変わります。
「CMS導入の最低価格は１０万円」と決めておけば、最低それだけの追加費用が発生することが相手に伝わります。こうすることで、途中で機能追加などの過度な要望をある程度抑制することが可能です。
また、それが最低価格であるということはしっかり伝え、基本的にはその都度見積もりが必要だということは相手にも、自分にも言い聞かせておくようにしましょう。
話しすぎは危険
先に説明した金額についても共通することですが、何よりも気をつけておかなければならないのは話し過ぎた結果、自分で被害を拡大してしまうということです。
口は災の元と言われるように、無意識的な会話は後々被害を被ることになります。
ボロが出る確率を減らす
会話の中でも特に気をつけておかなければならないのが、どういったことができるかを伝えるときです。
できることを伝えることは仕事を受注する上ではとても重要なのでどんどんする方が良いですが、「簡単ですよ」と答えてしまえば必ず後で負担になります。
些細な画像加工や、デザインの変更、プログラミングであればコード１文変更するだけで修正が可能なものであったとしても、それが簡単だということはできるだけ伏せておきましょう。
これは、それを理由に相手へ金額を吹っ掛けようなどということではなく、話が進むにつれて「簡単だからできるよね？」と言われてしまうのを防ぐためです。
何事にも必ずイレギュラーは存在するため、いざ着手すれば他に影響して修正箇所が多かったり、簡単だと思っていた画像加工が素材になる写真の関係で思った以上に時間がかかることはよくあることです。
意気揚々と会話を広げることには細心の注意を払い、その場だけの返事ではなく将来的な負荷も計算した上で答えるようにしてください。
それが難しいのであれば、できるだけ口数を減らすことで対応しましょう。
深入りしすぎない
話しすぎの次に気をつけておかなければならないのは、相手への深入りです。
これは特に、気を利かせた結果がマイナスを招いてしまうというのがほとんどなので、仕事以外の話を振るときは注意しておく必要があります。
相手の内情には頷き対応
最近話題のニュースなど、会話しやすい雰囲気作りをするためにも雑談というのは大いに役立ちます。
しかし、それがエスカレートした結果、自分の内情を話したりして墓穴を掘ってしまうようなことにもなりかねないので、ある程度セーブは必要です。
ですが、自分が気をつけていたとしても、打ち合わせ相手が会社の内情などを話し出すことがあります。私の経験から残業や給与、社内体制など不満を漏らしたりする人が多いです。
こういった会話は必ずプラスを生みませんので「そうなんですね」と言って相槌をうったり頷くだけに留めておいて切り抜けましょう。間違っても提案をしたり、自分の経験談を持ち出して話を弾ませてしまってはいけません。
業務外の会話は予想以上に広がり、時間の無駄となってしまうのがほとんどです。その結果、せっかくの打ち合わせ内容が伝わっていなかったりすることもあるので、本当にプラスがありません。
入り込んでしまったら、余計な相談を持ちかけられたり、仕事とは全く関係のない頼み事を持ちかけられることもあります。
どうしてもそういった会話を楽しみたいのであれば、飲みの席などに切り分けするようにしておきましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は「打ち合わせで押さえておきたい３つのポイント」について説明しました。
デザイナーやプログラマー、システムエンジニアなど営業から離れたキャリアからなった人は、今まで学ぶ環境がなく手探りでやっていたり、実際に困っている人も多いでしょう。
ですが、今回説明した３つを押さえておけば、打ち合わせはよりスムーズになり仕事にも良い影響をもたらせてくれるので、ぜひ参考にしてくださいね。
