話下手なので会議で置物状態
Zoomミーティングは発言しづらい
会議の時間が退屈で無駄
そんな悩みや不満を抱えている方はいませんか？ 確かに会議は退屈ですし、話下手な人からすれば嫌な時間の１つかも知れませんね。
ですが、立ち回りのポイントを３つ押さえておくだけで、無駄・退屈だと感じているその時間が一転して中身の伴った時間に変わるのです。
今回は、会社の会議に不満を感じている人や、Zoomを使ったミーティングで上手く発言できないような人へ向けて「会話スキルに自信がない人必見！会議やミーティングで失敗しないコツとは」についてをご紹介します。
８割の無駄を有効活用
会社やプロジェクトで行われるような会議は８割程度が無駄です。これはどれだけ上手く進行したとしても、良くて１割程度しか挽回されることはありません。
ですが企画や戦略会議といった話し合いの場が無くなることはありません。なぜなら残りの２割を重要視していたり、社内コミュニケーションの一環として導入したり、会議をすれば良い解決策が浮かぶかも知れないといった期待のように、それなりの理由をつけているからです。
近年では会議という無駄を削減して、より効率よく業務時間を分配したり、朝礼のように短時間会議という取り組みをしている企業も出てきていますが、全体でみればまだまだ少数派です。
そんな無駄が多いとされる会議ですが、上手く立ち回ることができれば、自分にとっては無駄の少ない時間に変えることは可能です。
そのために押さえておきたいポイントが、以下の３つになります。
会話に参加しない
考える人になる
発言を断ち切らせない
それでは１つずつご説明します。
会話に参加しない
会議は基本的に話し合う場ですが、まずは敢えて会話に参加しないという立ち位置をとることが攻略のポイントです。企画会議であれば、誰かが意見を言って、それに対して発言して、それに対して感想を述べてと連々と会話が成り立ち進んでいきます。
ですが、その会話の中に入ってしまえばたちまち無駄な時間を量産し続けることになります。
繰り広げられている会話を、まずは聞き役と徹して客観的な立ち位置をとることで、冷静に物事を判断することができるようになります。頭の回転が速く、会話に参加しながらでも本軸をブラさず意見を言えるぐらい会話スキルに長けていれば別ですが、そうでなければ聞く時間は徹底してそれに集中することです。
会議で無駄を生んでいしまう一番の要因は、聞いて話して考えてという複数のことを並行してしまい、話の本線からズレてしまうということです。
特に会話スキルに自信が無いのであれば、まずは聞くという行為に全力を注いでみてください。
考える人になる
ただ話を聞いているだけでは、やはり無駄な８割を過ごすだけの会議です。そうならないためにも、提案された内容に対してしっかり考えこまなければなりません。
そして、考えるという行為にもコツがあります。それは、固定概念を捨てて多角的な意見を持つことです。
例えば企画会議で提案された内容が、あまりにも見当外れなことだったとしましょう。それに対して「意味がない」と感じたのであれば、なぜ意味が無いかを考えてみるのです。出し終えれば、次はどうやれば意味あるものにできるのかを考えます。デメリットに対してメリットが見つかれば、次は代替え案を準備します。こうやって、１つのテーマに対して掘り下げていくことで、より客観的に物事を捉えることができるのです。
企画が提案される（テーマ）
やっても意味ない
→ なぜ？
→ どうすればいい？
→ 代替案は？
→ そのメリットとデメリットは？
→ 意味があることは？
もちろんこの順番に拘る必要はありません。あくまで、与えられたテーマを深く考えるということが最大の目的なので、自分の中で展開しやすいように組み上げていってください。
発言を断ち切らせない
まず聞き役に徹してじっくり考えたのであれば、最後はしっかり発言しなければなりません。会議では意見を言う人がいるから成り立つのであって、それは自分に関しても例外ではないからです。
意見を発する際の最大のポイントが、発言を断ち切らせないということです。
場合によっては反論意見が飛んでくるかも知れませんが、そのたびに会話が途切れてしまえばたちまちペースが崩れ、その説得力も失われてしまいます。なので発言をする際はよっぽどの理由がない限り、多少他人に口を挟まれたとしても自分の意見を言い切る方が良いでしょう。
結論と理由
話す内容がぐだぐだになってしまえば、どれだけ発言を断ち切らせずに話を続けたとしても聞いてもらえません。そのため、会話の基本となる「結論→理由」という順序はしっかり押さえておくようにしましょう。
また、発言は物足りないぐらいが丁度良いとされる切り上げポイントです。そのため満足がいくまで話し続けるのではなく、一段落区切りが付いたと感じれば、言いたいことが残っていたとしても手を引くぐらいが良いでしょう。
会議の無駄とされる８割を有効活用するには、自分も８割程度でなければいけないのです。
もちろん会議の内容によっては、このように臨機応変に立ち回ることが難しいこともありますし、立場上自由に発言ができなかったり、進行役やその会議での主役的な立ち位置にいればまた違ってきます。
あくまで状況によって異なるということを頭に入れておき、自分の参加している会議に合わせて活用できる部分を取り入れるようにしてください。
自分の意見が言えれば、会議そのものにもまとまりが出てくるため、自分だけではなく全体としても無駄の少ない時間へと変えられるはずです。
Zoom会議がもたらしたもの
２０２０年のコロナショックで、会議室に集まってするような会議とは別に、オンライン上で行うZoom会議というものが普及しました。これまで対面で慣れていた人であれば、その現実世界とは異なるやり方に対して戸惑う人も多いかも知れませんが、話下手な人や会議慣れしていない人からすればチャンスなのです。
その中でも特に大きなメリットが以下の２点です。
ターン制
調べやすい環境
それでは１つずつ説明していきます。
ターン制
対面で話す場合、話のスキを突いて会話に割り込んでくる人は必ずいます。特に大人数で会話するという状況になれていたり、発言力のある人からすれば主導権を握るための手段としているため、会話ベタな人や立場が下の人からすれば中々発言権が得られません。
ですが、Zoomのようにインターネットを通してやる場合、若干のズレが生じてしまうため、リアルタイムであれば得られていた微妙な変化に気づけなかったり、絶妙なタイミングへの切込みが難しくなりました。それによって、自然とターン制の会議が生まれたのです。
もちろんターン制とは言っても、会話の途中で割り込んでくる人は少なからずいます。ですが、どうしても言い切ってしまいたいような発言をしている場合は、相手の会話が届いていないフリをして押し通すことができるのも、Zoom会議のメリットです。姑息な手段だと感じるかも知れませんが、与えられた環境をうまく活用することが、弱点を補うことに繋がるのです。
調べやすい環境
会議中にわからない単語や事例を挙げられると、それだけで会話についていけなくなってしまうことがありますね。スマートフォンやパソコンで調べながらできる会議環境であれば良いですが、なかなかすべてがそうはいかないものです。ですが、リモートの状況であれば、調べながら会話することが容易にできます。
人によっては、事前準備で様々な状況に対応できるように調べ込んで、当日しっかり発言ができるようにと対策している人もいます。そんな人にとっても、準備時間の削減につながったり、より臨機応変に対応ができるというのは好ましいことです。
また、知識量で劣る立場であったとしても、調べながら対応することでそのマイナスは十分補填することができます。
Zoom会議になったことでデメリット感じている人もいるでしょう。ですが、環境が変わればそこには必ずメリットも存在するということを理解しておけば、それを上手く見つけ出して味方につけることができます。どんな些細なことであったとしても、味方が大いに越したことはありません。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は「会話スキルに自信がない人必見！会議やミーティングで失敗しないコツとは」についてご紹介しました。
会社の会議を無駄だと感じている人は、その立ち回り方を見直すだけでそれが解消できるようになります。またフリーランスの方にとっても、会議は他人事ではありません。
私はフリーランスになってからも、現在のように１人会社という立場になってからも、さまざまなプロジェクトに関わり、会議に参加しています。ただ無駄な時間として消費するのではなく、良い立ち回りを覚えるようにしていることもあって、それが新しい案件やプロジェクトの発展に繋がることは少なくありません。
会社やプロジェクトなどで、会議や打ち合わせをする際には使えるテクニックですので、そういったことに参加する機会がある人は、ぜひ参考にしてくださいね。
